Payroll Expert - MeTS (w/m/d)

Möchten Sie einen Blick in die Zukunft Ihrer Karriere werfen?

Willkommen im Zeitalter der Augmented Transformation bei Magellan Partners. Magellan Partners ist eine Beratungs- und Technologiegruppe, die auf Augmented Transformation spezialisiert ist und Unternehmen sowie öffentliche Institutionen bei der tiefgreifenden Weiterentwicklung ihrer Geschäftsmodelle und technologischen Grundlagen unterstützt. Der Aufstieg von Generativer KI und intelligenten Technologien, die Notwendigkeit nachhaltiger Entwicklung sowie ein neues menschliches und soziales Paradigma prägen diese neue Ära – reich an Chancen und ein Motor des Wandels.

Auch unsere 2.800 Beraterinnen und Berater werden „augmentiert“. An der Schnittstelle von Technologie, fachlicher Expertise und Ethik sind sie Wegbereiter einer tiefgreifenden Transformation und begleiten Organisationen auf dem Weg in eine intelligentere, nachhaltigere und menschlichere Zukunft.

Im Jahr 2024 als drittbester Arbeitgeber Frankreichs ausgezeichnet (Great Place To Work), basiert Magellan Partners auf einer starken Unternehmenskultur, unternehmerischem Geist und echter Nähe innerhalb der Teams.

Ihre zukünftige Karriere

Wir suchen einen Regional Payroll & Administration Expert, der die Erstellung, Prüfung und Compliance von Entgeltabrechnungen sowie die Personaladministration für die Magellan Group in der GCE-Region sicherstellt.

In enger Zusammenarbeit mit den lokalen HR Business Partnern, Finance und externen Payroll-Dienstleistern sowie mit direkter Berichtslinie an den HR Country GCE fungieren Sie als vertrauenswürdiger Partner für das Business. Sie gewährleisten die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Compliance unserer Payroll-Prozesse – insbesondere während unserer Übergangs- und Carve-out-Phase.

Ihre zukünftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Steuerung der Personaladministration über den gesamten Employee Lifecycle hinweg – vom Onboarding bis zum Offboarding.
• Erstellung, Ausstellung und Pflege von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Nachträgen und weiteren arbeitsbezogenen Dokumenten.
• Pflege der Personalakten sowie Sicherstellung, dass alle Mitarbeiterdokumente vollständig, korrekt und aktuell sind.
• Einrichtung und Prüfung der monatlichen Payroll-Zyklen für jede Gesellschaft bzw. jedes Land: Erfassung variabler Vergütungsbestandteile, Plausibilitätsprüfungen, Freigabe und Abschluss.
• Überprüfung der Qualität der Leistungen lokaler Dienstleister sowie Durchführung von Kontrollen, einschließlich Abstimmungen und Abweichungsanalysen.
• Steuerung von Bankzahlungen und Nachverfolgung grenzüberschreitender Zahlungen in unterschiedlichen Währungen.
• Sicherstellung der Compliance in Bezug auf Lohnsteuer/Quellensteuer, Sozialversicherung und lokale Abgaben sowie Erstellung erforderlicher Dokumente.
• Bearbeitung von Payroll-Auswirkungen internationaler Mitarbeitermobilität: Expatriierungsverträge, Vereinbarungen zur Quellensteuer sowie Steuer- und Sozialversicherungsberechnungen gemäß lokalen Vorschriften.
• Begleitung von Payroll-Audits, Kommunikation mit Behörden und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.
• Pflege und Dokumentation von Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Verantwortlichkeitsmatrizen (RACI), internen Kontrollen und Schulungsunterlagen.
• Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO/PDPA sowie anderer lokaler Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.
• Steuerung der Reporting-Strukturen für verschiedene Stakeholder, beispielsweise Betriebsräte, Finance, HR, Führungskräfte und weitere Ansprechpartner.
• Mitwirkung an monatlichen und jährlichen Abschlüssen: Abstimmungen, Lohnbuchungsjournale sowie Rückstellungen für Urlaub und Boni.
• Beratung von Mitarbeitenden in administrativen HR- und Payroll-Fragen sowie zeitnahe und lösungsorientierte Beantwortung ihrer Anliegen.

Wen suchen wir?

Erfahrung & Qualifikationen

• Kaufmännische bzw. betriebswirtschaftliche Ausbildung sowie Weiterbildung im Bereich Entgeltabrechnung.
• Mindestens fünf Jahre nachweisbare Erfahrung im Payroll-Management und in der HR-Administration mit starkem Fokus auf den deutschen Markt.
• Erfahrung in der Koordination der Entgeltabrechnung für weitere europäische Länder, insbesondere in Mittel- und Osteuropa (CEE), ist von Vorteil.
• Ein Bachelorabschluss in HR, Finance oder Betriebswirtschaft ist wünschenswert.

Fachliche Kompetenzen

• Fundierte Kenntnisse der deutschen Compliance-Anforderungen, insbesondere im Bereich Lohnsteuer, Sozialversicherung und Meldepflichten, sowie zu Themen der internationalen Mitarbeitermobilität.
• Sicherer Umgang mit mindestens einer HRIS- bzw. globalen Payroll-Lösung, beispielsweise Workday Payroll, SAP SuccessFactors, ADP Global oder NGA, sowie Fähigkeit zur Steuerung von Integrationen.
• Sehr gute Kenntnisse in M365 und Analysetools, insbesondere für Abstimmungen und Konsolidierungen in mehreren Währungen.
• Kenntnisse internationaler Bankprozesse sowie der Grundlagen von Fremdwährungen und Wechselkursen und deren Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung.
• Erfahrung in der Steuerung von Dienstleistern, einschließlich SLA-, KPI- und Vertragsmanagement.
• Bewusstsein für Datensicherheit und Compliance, einschließlich DSGVO und lokaler Datenschutzgesetze.

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Teamorientierung und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Mitarbeitenden, HR-Kolleginnen und -Kollegen sowie dem Management.
• Sorgfältige, detailorientierte und analytische Arbeitsweise.
• Absolute Diskretion und strikte Wahrung der Vertraulichkeit.
• Führungskompetenz zur Steuerung funktionsübergreifender Projekte und zur Koordination lokaler sowie ausgelagerter Teams.
• Fähigkeit, strikte monatliche Fristen einzuhalten und sich sicher in einem sich wandelnden Umfeld zu bewegen.

Sprachen

• Deutsch auf Muttersprachenniveau ist zwingend erforderlich, um mit lokalen Behörden zu kommunizieren.
• Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift ist zwingend erforderlich, um mit der Gruppe und den CEE-Ländern zusammenzuarbeiten.